I. Dropbox DocSend là gì?
Dropbox DocSend là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn chia sẻ tài liệu và video một cách an toàn và hiệu quả, đồng thời cung cấp phân tích chi tiết về cách người nhận tương tác với nội dung của bạn. Đây là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các tình huống cần kiểm soát và theo dõi các tài liệu quan trọng như hợp đồng, bài thuyết trình, hoặc dữ liệu tài chính.
Dropbox DocSend cũng phù hợp cho những cá nhận hay sử dụng và gửi tài liệu online, tài liệu nhạy cảm (như riêng tư, hình ảnh, video…). Vì tính năng này giúp quản lý + theo dõi tài liệu, bảo mật tốt đến mức Dropbox cũng không xem được.
DocSend cũng phù hợp với những thầy cô giáo khi gửi tài liệu cho học sinh có thể theo dõi học sinh của mình đã đọc tài liệu hay chưa, còn coi được cả học sinh chú tâm đọc phần nào (dễ kiểm tra được bạn nào lười chưa đọc, phần nào các bạn dành thời gian nghiên cứu nhiều từ đó có thể tập trung giảng phần đó nhiều hơn).
II. Hướng dẫn sử dụng Dropbox DocSend
1. Kết nối Dropbox với DocSend
- Truy cập vào tài khoản DocSend của bạn.
- Chọn Upload Content và chọn Dropbox từ danh sách các dịch vụ tải lên.
- Nhập thông tin đăng nhập Dropbox và cho phép truy cập.
- Sau khi kết nối, bạn có thể bắt đầu tải tài liệu từ Dropbox lên DocSend.
2. Tạo và chia sẻ tài liệu qua DocSend
- Sau khi tải lên, chọn tài liệu cần chia sẻ.
- Sử dụng tính năng “Send and Track” để tạo liên kết theo dõi.
- Bạn có thể yêu cầu mật khẩu, giới hạn thời gian truy cập, và nhận thông báo thời gian thực khi ai đó xem tài liệu.
- Sao chép liên kết và gửi cho người nhận.
3. Theo dõi và phân tích tương tác
- DocSend cung cấp phân tích chi tiết về thời gian người nhận xem từng trang trong tài liệu.
- Nhận thông báo khi tài liệu được mở, giúp bạn lên kế hoạch theo dõi và phản hồi kịp thời.
- Phân tích có thể bao gồm thời gian dừng, số lần xem lại, và địa chỉ IP của người dùng.
4. Các tính năng nâng cao
- Phòng dữ liệu ảo (Virtual Data Room): Quản lý nhiều tài liệu trong một liên kết duy nhất.
- Watermark: Chống sao chép tài liệu bằng cách đánh dấu bản quyền.
- eSignature: Hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ngay trên DocSend.
- Bảo mật: Thiết lập quyền truy cập và hủy quyền sau khi gửi tài liệu.
5. Sử dụng DocSend trong ứng dụng Dropbox
- Mở tài khoản Dropbox của bạn và chọn tài liệu cần chia sẻ.
- Nhấn Share và chọn DocSend từ danh sách tùy chọn.
- Bạn sẽ được chuyển đến giao diện DocSend để hoàn tất quá trình chia sẻ và theo dõi.